Paper Cost Control System - Hidden loss कसा थांबवावा?

Topic 22  

Storage Damage मुळे होणारा Hidden Loss  

          तुम्ही महिन्याला ५ टन paper वापरता. Supplier चा bill येतो. तुम्ही pay करता. पण प्रश्न हा आहे, त्या ५ टनातून किती paper खरोखर clients च्या हातात पोहोचला?

           जर तुम्ही हा हिशेब कधी केला नसेल , तर तुम्ही paper चा पैसा देत आहात, पण त्याचा पूर्ण फायदा मिळवत नाहीत.
हे Topic 03 मध्ये आपण paper cost बद्दल बोललो होतो. पण त्यात आपण rate आणि procurement बद्दल बोललो. आज आपण बोलणार आहोत त्या losses बद्दल — जे कुठल्याही bill मध्ये दिसत नाहीत. दिसतात फक्त महिना संपल्यावर  जेव्हा profit कमी असतो पण कारण सापडत नाही.  हेच hidden losses आहेत. आणि हेच थांबवणं म्हणजे Paper Cost Control System.

---

Paper Loss कुठे होतो?  ५ ठिकाणं जे बहुतेक जण ignore करतात.

Paper waste फक्त makeready मध्ये होतो असं बहुतेक जणांना वाटतं. पण प्रत्यक्षात तो ५ वेगळ्या ठिकाणी असतो  आणि प्रत्येक ठिकाण स्वतंत्रपणे control करावं लागतं.

१. Makeready Wastage — सर्वांना माहीत आहे, पण track कोण करतो?

Plate लावताना,  colour balance करताना, registration set करताना,  हे sheets जातात. हे planned आहे.  पण किती sheets गेले हे लिहून ठेवतो का? बहुतेक वेळा नाही.
Acceptable range: Short run (500–2000): 50–80 sheets | Long run (5000+): 30–50 sheets | 4-colour job: वरच्या range ला जास्त.
जर makeready consistently यापेक्षा जास्त होत असेल problem operator मध्ये नाही, problem process मध्ये आहे.

२. Cutting Wastage — Imposition चुकलं की paper संपतो

A4 job साठी SRA3 sheet घेतली. Imposition नीट नाही बनवली. प्रत्येक sheet मधून ३ A4 निघतील तिथे फक्त २ निघाले. हा wastage कुठल्याही register मध्ये नाही,  पण pocket मधून पैसे गेले.
उपाय: प्रत्येक job साठी imposition sheet आधीच बनवा. 'किती up' हे confirm केल्याशिवाय paper cut करायचा नाही, हा simple rule खूप wastage थांबवतो.

३. Storage Damage — Godown मधला hidden loss.

Paper हे moisture-sensitive material आहे. Godown मध्ये floor वर ठेवलेला paper, ओलसर भिंतीला लागलेला रीम, उन्हाळ्यात temperature variation — हे सगळं paper quality खराब करतं.

• Floor वर directly ठेवू नका — pallet किंवा wooden platform वापरा.
• Rims plastic wrap मध्ये ठेवा — हवेतला moisture आत जाऊ नये.
• Stock rotation करा — जुना paper आधी वापरा (FIFO method)
• Damp / curled paper press मध्ये गेला तर misfeed, colour variation, आणि reprint — तिघांचा खर्च एकत्र

४. Wrong GSM / Size Selection — Client ला चांगलं वाटलं, pocket ला नाही

Client ने 170 GSM मागितलं. Stock मध्ये 150 GSM होता. 'थोडाच फरक आहे' म्हणून वापरला. Client ने reject केलं. Reprint लागला.  किंवा — चुकीचा size order केला, trim wastage 15% वाढला.

हा loss कुठेही दिसत नाही. Job card मध्ये नाही, costing मध्ये नाही. पण तो झाला — आणि तो preventable होता.

 ५. Leftover Paper — Job नंतर उरलेलं काय होतं?
10,000 brochures साठी paper मागवला. 10,400 sheets. Job झाली — 200 sheets उरले. ते कुठे गेले?
बहुतेक presses मध्ये leftover paper एका corner मध्ये जातो, धूळ खातो, आणि eventually waste होतो. पण तो paper paid होता. तो account मध्ये असायला हवा.

• Leftover paper label करा: Job ID, GSM, Size, Quantity

• Suitable असेल त्या पुढच्या job मध्ये first वापरा

• Monthly 'paper stock audit' करा — काय आहे, काय वापरता येतं, काय जुनं झालंय

Real Example — एका Month मध्ये Hidden Paper Loss कसा दिसतो

हे एक typical month चं example आहे — medium size offset press, 80-100 jobs per month:

Loss Type	Sheets Lost	Cost (₹ @ ₹2/sheet avg)
Excess Makeready (poor process)	800 sheets	₹1,600
Cutting waste (wrong imposition)	600 sheets	₹1,200
Storage damage (damp paper)	400 sheets	₹800
Wrong GSM selection (1 reprint)	5,000 sheets	₹10,000
Leftover paper (unused, expired)	1,200 sheets	₹2,400
एकूण Hidden Loss	8,000 sheets	₹16,000

₹16,000 — हा कुठल्याही bill मध्ये नव्हता. पण तो गेला. महिन्यातून. प्रत्येक महिन्यात.

वर्षाचा हिशेब करा: ₹16,000 × 12 = ₹1,92,000. हे एक machine चा annual maintenance खर्च आहे. किंवा एक नवीन staff चा वार्षिक पगार.

---

🎯Paper Consumption Formula - अंदाज नको Calculation हव.

प्रत्येक जॉब साठी पेपर किती लागेल हे आधी Calculate करा, नंतर stock मधून काढा-  हे दोन steps असतात. 

Step-1 Required sheets calculate करा.

Required Sheets = (Quantity ÷ Ups per sheet) + Planned Wastage

Example: 5,000 brochures, A5 size, SRA3 sheet वर 4-up

• Quantity ÷ Ups = 5,000 ÷ 4 = 1,250 sheets
•  Planned (4-colour job) = 60 sheets makeready 
• Total paper needed = 1,310 sheets

      Step 2: Actual vs Required Track करा

      Job झाल्यावर actual sheets वापरले ते लिहा. Difference नोंद करा.

Job ID	Required Sheets	Actual Used	Difference	Reason
J-101	1,310	1,290	-20	Efficient makeready
J-102	2,450	2,820	+370	Colour problem, 2 washups
J-103	680	680	0	Reprint — wrong size loaded

हा record 4 आठवडे ठेवला तरी clearly दिसेल — कुठले jobs consistently जास्त paper खातात, कुठे operator level वर problem आहे.

---

Supplier कडून होणारा Paper Loss  हा तुमच्या लक्षातही येत नाही.

Paper supplier कडून येणाऱ्या प्रत्येक delivery मध्ये छोटे losses लपलेले असतात:

• Short supply: 500 reams order केले, 498 आले. 2 reams चा पैसा गेला.
• GSM variation: 90 GSM order, actual 84 GSM delivered. Press वर colour variation येतो, wastage वाढतो.
• Size tolerance: SRA3 मध्ये 2-3mm variation असेल तर cutting grip margin कमी होतो.
• Damaged reams at bottom of pallet: Delivery person घाई मध्ये उतरवतो, खालचे reams crush होतात. Check न केल्यास press वर जातात.

Simple rule: प्रत्येक delivery receiving च्या वेळी — random 3-4 reams count करा, weight check करा, एक ream उघडून inspect करा. 5 मिनिटे — पण महिन्याला हजारो रुपये वाचतात.

Paper Cost Control System — Practical Setup

Fancy software नको. हे तीन गोष्टी consistently केल्या तरी 70% hidden loss थांबतो:

⌛ १. Paper Issue Register

प्रत्येक job साठी paper काढताना एक simple entry:

Date	Job ID	Paper Size	GSM	Sheets Issued	Issued By
05/05	J-201	SRA3	130	1,400	Ramesh
05/05	J-202	A4	80	3,200	Suresh

Job झाल्यावर actual used + returned/leftover entry करा. Difference automatically दिसतो.

⌛२. Monthly Paper Audit

महिन्याच्या शेवटी:

1. Opening stock + Purchases = Total available
2. Total issued to jobs = Accounted usage
3. Closing physical stock = Actually present
4. Difference = Unaccounted loss

हा difference consistently 3% च्या आत असायला हवा. जास्त असेल तर problem कुठेतरी आहे  आणि आता तुम्हाला कळतं की investigate कुठे करायचं.

⌛ ३.  Job-wise Paper Efficiency Rate

Paper Efficiency % = (Required Sheets ÷ Actual Used) × 100

85% ते 95% = Good | 75% ते 84% = Review needed | 75% पेक्षा कमी = Serious problem

हे per-job track करा. महिन्यात कुठल्या job types मध्ये efficiency कमी आहे हे pattern दिसेल.

---

🔄 हे पण वाचा Related Topics
↳ Topic 03 — Paper Cost Control: Paper Rate आणि Procurement Strategy
↳ Topic 12 — Reprint & Wastage का वाढतो? Complete Analysis
↳ Topic 21 — Printing Job Costing System: खरा Profit कसा Calculate करायचा?

---

🎯Paper Loss थांबवण्यासाठी 5 Rules — आजपासून वापरा

• प्रत्येक job साठी paper issue करताना calculate करा — अंदाजाने काढू नका.
• Delivery receiving वेळी random inspection mandatory करा — 5 मिनिटे, पण guaranteed ROI.
• Leftover paper label करून stock मध्ये परत टाका — 'corner मध्ये ठेव' हे option नाही.
• Monthly audit करा — 'कागदावर' आणि 'godown मध्ये' यातला फरक म्हणजे hidden loss.
• Paper efficiency % per job track करा — एकट्याने हे दोन महिन्यांत pattern दाखवतो.

---

🔚 Conclusion

Paper हा printing मधला सर्वात मोठा खर्च आहे आणि त्यात सर्वात जास्त hidden loss आहे.  तो loss supplier च्या bill मध्ये नसतो. तो तुमच्या process मध्ये, storage मध्ये, issue system मध्ये, आणि job planning मध्ये लपलेला असतो.

Control system simple आहे: 

             Calculate करा, Issue करा, Track करा, Audit करा. हे चार steps consistently केल्यावर महिन्याला ₹10,000 ते ₹20,000 चा फरक दिसतो  कुठलाही नवीन client न आणता, कुठलीही machine upgrade न करता.  Paper वाचवणं म्हणजे कंजूसपणा नाही.  ते systematic business चालवणं आहे.

---

📌  FAQ — वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न

Q1. Paper issue register manually ठेवणं practical आहे का?
Ans.- हो .. सुरुवातीला manual register किंवा Google Sheet यापैकी एक निवडा. Manual असेल तर press floor वर एक simple notebook ठेवा. Google Sheet असेल तर operator ला phone वर entry करणं शक्य आहे. कुठलीही पद्धत चालते  फक्त consistent असायला हवी.

Q2. Monthly paper audit मध्ये 'difference' नेहमीच असतो का?
Ans.-- थोडा difference नेहमी असतो  scale accuracy, counting error, moisture weight variation. 1% ते 2% acceptable आहे. 5% च्या वर असेल तर systematically investigate करा. Storage, issue process, आणि leftover tracking यापैकी एक तरी कमकुवत आहे.

Q3. Supplier कडून short supply आला तर काय करायचं?
Ans.- Delivery note वर त्याच दिवशी note करा. Supplier ला लगेच कळवा  2-3 दिवसांनी सांगितलं तर ते मानत नाहीत. Consistent short supply देणारा supplier बदलणं हाच long-term उपाय आहे.

Q4. Leftover paper कधी 'waste' म्हणून write off करायचा?
Ans.- 6 महिन्यांपेक्षा जुना, curl आलेला, किंवा moisture-damaged paper press वर जाण्यापेक्षा write off करणं चांगलं,  कारण तो गेला तर reprint चा risk जास्त मोठा आहे. Monthly audit मध्ये 'expired stock' column ठेवा.

Q5. Paper efficiency 75% च्या खाली गेली तर आधी कुठे बघायचं?

Ans.-पहिल्यांदा makeready sheets count करा,  ते acceptable range मध्ये आहेत का? नसतील तर operator training किंवा machine calibration. नंतर leftover paper check करा — issued केलेला परत आला का. शेवटी cutting waste,  imposition correct होती का.

---

🔁 Complete Printing Business System समजून घ्यायचं  तर:
👉 Complete Printing Business Guide :Start Here

 https://kraj008.blogspot.com/p/printing-business-guide-start-here.html

---

 📢 Next Topic

Topic 23 — Ink Consumption Control: Ink Wastage कसा कमी करावा?

📌 Bookmark करा.

📌 दर रविवारी नवीन लेख —