Job Costing Sheet कशी बनवावी? — Basic Formula आणि Step-by-Step Setup

Topic - 11 

Printing Job Costing Sheet: Machine Cost Formula + Profit Calculation.

हा basic costing sheet आहे — एकदा हे समजलं की पुढची advanced पातळी [Topic 21 — Exact Profit Calculation] मध्ये बघा.

 (Guesswork नाही… Systematic Profit Control) Printing press व्यवसायात एक प्रश्न नेहमी विचारला जातो: “काम खूप आहे… पण profit दिसत नाही का?” उत्तर बहुतेक वेळा एकच असतं
👉 Job Costing System नाही.
         अनेक Press मालक अंदाजावर Rate देतात. Paper rate माहित असतो, Machine चालते. Client खुश असतो. पण महिन्याच्या शेवटी cash flow tight. कारण costing memory वर असते… system वर नाही. Job Costing म्हणजे Printing Press चं X-Ray आहे. आणि X-Ray न करता शरीर निरोगी आहे का हे कळत नाही.
          या लेखात आपण printing press साठी practical, simple आणि implement करता येईल अशी job costing sheet structure पाहणार आहोत — Real case सह.

---

🔎 Real Case Study – “काम चालू होतं… पण Profit गायब”

पुण्यातील एका mid-size offset press कडून हा real case. 

त्यांच्याकडे:

•  1 Four Colour Machine.
  
•  1 Single Colour.
  
•  1 Two Colour.
  
•  2 Cutting Machines.
•  22 Staff.

काम भरपूर. Brochure, Flyer, Booklet, Packaging. Owner ला वाटत होतं Business stable आहे. 

पण:

• EMI नेहमी last minute भरली जात होती.
  
• Salary देताना ताण.
  
• GST भरताना pressure.

आम्ही Costing Audit केला. Shock कुठे होता?

👉 Machine Cost Per Hour त्यांना माहितच नव्हता.
👉 Make-ready time charge केला जात नव्हता.
👉 Wastage 7% चालू होता, पण Calculation मध्ये 3% धरला जात होता.
👉 Profit margin random 10% ठेवला जात होता.

Result;  एका ₹2,40,000 च्या job मध्ये actual net profit फक्त ₹8,500 होता.

System लागू केल्यानंतर?
त्याच Type job मध्ये profit ₹32,000 पर्यंत वाढला — rate न वाढवता.
फरक फक्त एक — Scientific Printing Cost Calculation.

---

 📌 Printing Press मध्ये Job Costing का सर्वात महत्त्वाचे आहे?

जर job costing sheet नसेल तर:

•  Rate अंदाजावर दिला जातो.
• Paper wastage unnoticed राहतो.
• EMI + Rent + Salary proper cover होत नाही. 
• Client negotiation मध्ये तुम्ही defensive होता.
• Profit paper वर दिसतो, cash flow मध्ये नाही.

पण योग्य printing cost calculation केल्यास:

• Scientific quotation.
• Profit clarity.
• Loss control.
• Strong negotiation power.
• Growth planning possible.

---

🧮 Printing Job Costing Sheet चे 6 मुख्य घटक

1} Paper Cost (Total खर्चाचा 55–70%)

Paper costing करताना:

✔  Paper size

✔ GSM

✔ Quantity

✔ Wastage %

✔ Market rate

Formula:

Paper Cost = (Total Required Sheets+Wastage) × Rate Per Sheet

⚠ Practical Tip:  Wastage add करायला विसरू नका (3% ते 8% job type नुसार)

Packaging job मध्ये wastage जास्त असतो.

Paper underestimate केल्यास complete costing बिघडते.

---

2} Plate Cost (Offset Printing साठी)

Offset printing मध्ये plate cost ignore केला जातो.
Plate Cost = Number of Plates × Per Plate Rate
उदा:. 4 colour brochure → 4 plates per form.
जर 2 forms असतील → 8 plates.
Plate cost लहान वाटतो… पण Large volume मध्ये impact मोठा असतो.

---

3} Ink Cost

Ink cost छोटा वाटतो. पण high coverage job मध्ये वाढतो.

Consider:

• Colour count.
• Solid coverage %
• Reprint possibility.

Approximation method वापरू शकता, पण high coverage job मध्ये realistic calculation करा.

---

4} Machine Cost Per Hour (Most Critical Factor)

इथे 80% press मालक चूक करतात. Machine cost म्हणजे फक्त electricity नाही.

✔ Correct Machine Cost Per Hour Formula:

• EMI/Loan
•  Electricity
• Operator Salary
• Helper Salary
• Oil & Consumables
• Depreciation
• Rent proportion
• Maintenance)

÷ Monthly Machine Running Hours

---

Example Calculation:

Monthly total machine-related expense = ₹2,40,000
Monthly running hours = 300 hours
Machine Cost Per Hour = ₹800

---

Make-Ready + Running Time दोन्ही Charge करा.

3 तास print + 1 तास Make-ready time
Total chargeable = 4 hours

Make-ready charge न केल्यास profit silently कमी होतो.

---

5} Binding / Finishing Cost

Printing complete नाही, जोपर्यंत finishing complete होत नाही.
Include:

✔  Cutting

✔  Folding

✔  Stitching

✔ Lamination

✔  UV

✔ Packing

Finishing ignore केल्यास hidden loss होतो.

---

6} Profit Margin (Random ठेवू नका)

Profit random ठेवू नका.

Client Type	Suggested Margin
Regular	15–20%
New Client	20–30%
Urgent Job	25%+

Profit म्हणजे leftover नाही.  Profit म्हणजे planned percentage.

---

🧾 Simple Printing Cost Calculation Formula

Total Printing Cost =
Paper + Plate + Ink + Machine Cost + Finishing + Transport.
Final Rate =  Total Cost + Profit Margin.

---

📊 Real Example – 8 Page Brochure Job

Job Details:

•  Quantity: 3000
• 170 GSM Art Paper
• 4 Colour Printing
• Folding + Centre Stitch.

---

Sample Cost Table;

Component	Calculation	Amount
Paper	3000 X ₹6	₹18,000
Plate	4 X ₹400	₹800
Ink	Approx.	₹600
Machine	3 Hours × 900	₹2700
Finishing	Stitch + Cutting	₹1200
Transport	Fixed	₹400

✔ Profit Calculation: Profit 20% = ₹4750

Final Rate = ₹23,700+ ₹4750 = ₹28450 (Round: ₹28,500)

---

🤝 Client Negotiation Strategy (High Conversion Trick)

Client rate कमी म्हणतो?  Breakdown दाखवा:

• Paper – 65%
• Machine – 12%
• Finishing – 8%
• Labour – 5%
• Ink – 3%
• Plate – 3%
• Profit – 4%

👉 Transparency = Trust = Better Closing Rate

---

❌ Printing Press Owners करतात त्या मोठ्या चुका.

 1.    Depreciation ignore करणे.

2.    Wastage add न करणे.

3.    Overhead calculate न करणे.

4.    Make-ready time charge न करणे.

5.    Profit percentage random ठेवणे.

---

📉 Real Loss Scenario (Case Study)

एका press ने 10,000 flyers job घेतला ₹1.90 प्रति copy.
Costing केले नव्हते.
Actual costing नंतर:
Paper + Machine + Ink + Labour = ₹1.82
Profit = ₹0.08 प्रति copy
Hidden wastage मुळे actual profit negative झाला.
👉 काम दिसत होतं profitable.
👉 Actual result = Loss.

---

📌 Mini Self-Check Section

तुमची Machine Cost किती आहे?
Monthly total machine expense: ₹________
Monthly running hours: ________
Machine Cost Per Hour = ₹________
जर तुम्हाला हा आकडा माहित नसेल → तुम्ही अंदाजावर काम करता.

---

❓ FAQs

Q1: Printing press मध्ये machine cost per hour कसा काढायचा?

EMI + Electricity + Labour + Rent + Maintenance ÷ Running Hours.

Q2: Offset printing cost calculation formula काय आहे?

Paper + Plate + Ink + Machine + Finishing + Transport + Profit.

Q3: Small printing press साठी costing वेगळं असतं का?

Structure same असतो. Fixed cost proportion जास्त असतो.

Q4: Make-ready time charge करावा का?

हो. तो hidden cost आहे.

Q5: Digital printing साठी formula वेगळा आहे का?

Machine cost structure वेगळा पण logic same.

---

📈 Printing Business Growth साठी Job Costing का आवश्यक?

✔ Accurate quotation.
✔ Strong cash flow.
✔ Loss detection.
✔ Pricing strategy clarity.
✔ Business scaling possible.

Costing system नसलेला printing business हा blind driving सारखा आहे.

---

🎯 Final Conclusion

Printing press मध्ये profit वाढवायचा असेल तर:
अंदाज सोडा:-

1. Machine cost calculates करा.
2. Wastage add करा.
3. Proper profit margin ठेवा.
4. Breakdown transparent ठेवा.

Costing म्हणजे guesswork नाही — Costing म्हणजे control.

---

📥 Free Resource Offer

जर तुम्हाला Excel Format हवा असेल:
1  Comment करा: "COSTING" 
2  मी तुम्हाला Direct Link देतो

---

🔗 Printing Business Transformation Core Series

Topic 08 – Printing Press मध्ये Labour टिकत का नाही?
https://kraj008.blogspot.com/2026/02/printing-press-labour.html

Topic 09 – Printing Press मध्ये Profit असूनही Growth का होत नाही?
https://kraj008.blogspot.com/2026/02/printing-press-profit-growth.html

Topic 10 – Printing Press Cash Flow Problem
https://kraj008.blogspot.com/2026/02/printing-press-owner-bottleneck.html

---

🔥 Next Topic 

Costing केलं… पण Wastage वाढला तर profit कमी होतो.

👉 पुढील लेख:
Topic 12 – Reprint आणि Wastage Profit कसा खातो?

 

📌 हा ब्लॉग Bookmark करा
📌 नवीन लेख दर रविवारी सकाळी

 

     🤝 अनुभवी सल्ला हवा आहे?  

  Comment मध्ये फक्त लिहा: “GUIDE”

 

 

            📣 ज्ञान वाटलं तरच वाढतं — Share करा.